Jak podpisać dokument profilem zaufanym? • Rachunkowość i finanse • michalin.pl
15945
post-template-default,single,single-post,postid-15945,single-format-standard,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-title-hidden,qode-child-theme-ver-1.0.0,qode-theme-ver-17.2,qode-theme-bridge,disabled_footer_top,wpb-js-composer js-comp-ver-5.6,vc_responsive


Jak podpisać dokument profilem zaufanym?

Podpis zaufany to bezpłatny podpis elektroniczny służący do podpisywania dokumentów lub pism. W kontaktach z podmiotami publicznymi jest alternatywą dla płatnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Po podpisaniu plik zostanie „opakowany” w dodatkowy plik w formacie XML. Wewnątrz niego znajdował będzie się oryginalny plik oraz złożone podpisy elektroniczne.

Jak podpisać pismo podpisem zaufanym?

Najczęściej dokument (lub plik) podpisywany jest przez jedną osobę. Czasami jednak podpis musi złożyć kilka osób (np. sprawozdanie finansowe, które musi być podpisane przez wszystkich członków zarządu firmy czy stowarzyszenia).
Jak to zrobić?

Jak podpisać podpisem zaufanym plik lub pismo przez kilka osób?

Reklama:

I. Wykorzystujemy „podpisywarkę” plików na portalu gov.pl.

Ministerstwo Cyfryzacji udostępniło możliwość podpisywania profilem zaufanym dowolnych plików (nie tylko XML) na portalu gov.pl. Tu jest bezpośredni link: https://www.gov.pl/web/uslugi/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany.
Plik po podpisaniu można pobrać na dysk i przekazać kolejnej osobie do podpisania. 

Ta forma podpisywania sprawdza się najlepiej wtedy, kiedy plik podpisuje jedna osoba. Jeżeli podpisujących osób jest więcej, to kłopotliwe może stać się przekazywanie sobie podpisanych przez kolejne osoby plików. Łatwo pomylić się i wysłać nieprawidłową wersję pliku. Wtedy lepiej skorzystać z platformy ePUAP.

II. Wykorzystujemy platformę ePUAP.

Podpisanie plików profilem zaufanym przez kilka osób (na przykład przez członków zarządu) najlepiej przeprowadzić na platformie ePUAP.

Najwygodniej zrobić to zakładając konto ePUAP dla takiego podmiotu oraz zaprosić do niego wszystkie osoby, które mają złożyć podpis.

1. Jak podpisać podpisem zaufanym ePUAP plik XML przez kilka osób?

Zakładam, że utworzyłeś już konto ePUAP dla jednostki. Jeżeli nie, załóż (tu znajdziesz instrukcję jak to zrobić) i postępuj według poniższej instrukcji.

  1. Logujemy się do ePUAP i wybieramy podmiot.
  2. Klikamy na ikonę „Moja skrzynka”.
  3. Po wejściu do skrzynki podmiotu przechodzimy do folderu „Robocze”.
  4. Klikamy na przycisk „Dodaj plik z dysku”.
  5. Po pojawieniu się nazwy pliku klikamy przycisk „Dodaj”.
  6. Po dodaniu pliku pojawi się komunikat „Dokument został przesłany na serwer”.
  7. Klikamy na nazwę dodanego pliku.
  8. Pojawi się komunikat „Dokument nie został zaadresowany”.
  9. Pojawi się aktywny przycisk „Podpisz”. Podpisujemy.
  10. Pojawi się komunikat „Dokument nie posiada postaci wizualnej. Czy podpisać mimo to?”
  11. Potwierdzamy i podpisujemy plik.
  12. Do dokumentu zostanie dodany podpis i komunikat „Wszystkie podpisy prawidłowe”.
  13. Prosimy pozostałe osoby dodane do konta stowarzyszenia, aby zalogowały się na profil ePUAP jednostki, weszły do folderu „Robocze” i podpisały plik.

Jeżeli plik podpiszą już wszystkie osoby możemy go wysłać. Możemy też zapisać na komputerze w podpisanej wersji. Podpis będzie dołączony do pliku.

Reklama:

2. Jak podpisać podpisem zaufanym ePUAP plik w innym formacie przez kilka osób?

Tu powinna pojawić się pewna wątpliwość. No bo czy można na platformie ePUAP podpisać plik w innym formacie niż XML? Można.
Zakładam, że utworzyłeś już konto ePUAP dla jednostki. Jeżeli nie, załóż (tu znajdziesz instrukcję jak to zrobić) i postępuj według poniższej instrukcji.

  1. Logujemy się do ePUAP i wybieramy podmiot.
  2. Klikamy na ikonę „Moja skrzynka”.
  3. Po wejściu do skrzynki podmiotu przechodzimy do folderu „Robocze”.
  4. Klikamy na przycisk „Dodaj plik z dysku”.
  5. Po pojawieniu się nazwy pliku klikamy przycisk „Dodaj”.
  6. Po dodaniu pliku pojawi się komunikat „Dokument został przesłany na serwer”.
  7. Klikamy na nazwę dodanego pliku.
  8. Pojawi się komunikat „Dokument nie został zaadresowany”.
  9. Wczyta się formularz, który trzeba będzie uzupełnić, żeby pojawiła się możliwość podpisania.
  10. Wybieramy rodzaj pisma.
  11. Uzupełniamy tytuł i treść pisma.
  12. Klikamy przycisk „Dalej”.
  13. Pojawi się okno z wyborem adresata.
  14. Po wybraniu adresata klikamy na przycisk „Zapisz odbiorców i zamknij”.
  15. Pojawi się aktywny przycisk „Podpisz”. Podpisujemy.
  16. Do dokumentu zostanie dodany podpis i komunikat „Wszystkie podpisy prawidłowe”.
  17. Podpisany plik będzie znajdował się w folderze „Robocze”.
  18. Prosimy pozostałe osoby dodane do konta stowarzyszenia, aby zalogowały się na profil ePUAP jednostki, weszły do folderu „Robocze” i podpisały plik.

Jeżeli plik podpiszą już wszystkie osoby możemy go wysłać. Możemy też zapisać tak podpisany załącznik na komputerze.

Reklama:

3. Jak podpisać podpisem zaufanym ePUAP pismo przez kilka osób?

Wysyłając pismo, które ma być podpisane przez kilka osób wykorzystujemy formularz, który nazywa się Pismo ogólne do podmiotu publicznego – stary wzór. Jego nazwa jest myląca i może sugerować, że nie może już być wykorzystywany. Może być cały czas wykorzystywany i z niego korzystamy.

  1. Logujemy się do ePUAP i wybieramy podmiot.
  2. Klikamy na ikonę „Moja skrzynka”.
  3. Klikamy na przycisk „Załatw sprawę”.
  4. Z kategorii „Sprawy ogólne” wybieramy opcję „Pisma do urzędu”.
  5. Z listy spraw wybieramy „Pismo ogólne do podmiotu publicznego – stary wzór”.
  6. Klikamy na przycisk „Załatw sprawę”.
  7. Wczyta się formularz oraz pojawi się komunikat „Dokument nie został zaadresowany”.
  8. Pojawi się komunikat „Dokument nie jest jeszcze zaadresowany. Aby zaadresować dokument skorzystaj z sekcji poniżej.”
  9. W polu „Ustaw/zmień adresata” wyszukujemy adresata pisma.
  10. Zatwierdzamy adresata.
  11. Wybieramy rodzaj pisma.
  12. Uzupełniamy tytuł i treść pisma.
  13. Klikamy przycisk „Dalej”.
  14. Pojawi się aktywny przycisk „Podpisz”. Podpisujemy.
  15. Do dokumentu zostanie dodany podpis i komunikat „Wszystkie podpisy prawidłowe”.
  16. Podpisany plik będzie znajdował się w folderze „Robocze”.
  17. Prosimy pozostałe osoby dodane do konta stowarzyszenia, aby zalogowały się na profil ePUAP jednostki, weszły do folderu „Robocze” i podpisały pismo.

Jeżeli pismo podpiszą już wszystkie osoby możemy je wysłać. Możemy też zapisać na komputerze w podpisanej wersji. Podpis będzie dołączony do pisma.



Zobacz również:

Reklama:

1 października 2018 r. weszły w życie przepisy zmieniające zasady składania rocznych sprawozdań finansowych. Od tej daty sprawozdania finansowe składane mogą być tylko w wersji elektronicznej....

Do cyfrowego podpisywania dokumentów możemy użyć podpisu kwalifikowanego, podpisu osobistego lub profilu zaufanego ePUAP. Problem może się pojawić w sytuacji, kiedy do podpisania dokumentu przez kilka osób chcemy użyć metody mieszanej - część osób użyje podpisu jednego rodzaju, część - drugiego. Jak cyfrowo podpisywać dokument metodą...

Roczne sprawozdanie finansowe sporządza się nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (zwykle od 31 grudnia). Sprawozdanie podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego....

Reklama: